Zamówienia Publiczne-przetargi, zapytania ofertowe i inne zamówienia

Chmielnik, dn. 16.12.2020 r.

Znak sprawy: IPS.271.70.2020

Zapytanie ofertowe
"Konserwacja oświetlenia ulicznego na terenie Miasta i Gminy Chmielnik w okresie od 01 stycznia do 31 grudnia 2021 r."

Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych /tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm./

I. Zamawiający:
Gmina Chmielnik; Plac Kościuszki 7, 26-020 Chmielnik; tel. 41 354 22 78, faks 41 354 32 73
zaprasza do złożenia oferty cenowej na realizację zadania pn. "Konserwacja oświetlenia ulicznego na terenie Miasta i Gminy Chmielnik w okresie od 01 stycznia do 31 grudnia 2021 r."

II. Opis przedmiotu zamówienia:

1. W zakres zamówienia wchodzi świadczenie przez Wykonawcę usług polegających na konserwacji i kontroli oświetlenia ulicznego na terenie Miasta i Gminy Chmielnik w okresie od 01 stycznia do 31 grudnia  2021 roku  w ilości 2591 szt. lamp na terenie gminy.

Wykonawca uwzględnia zakup materiałów, robociznę, pracę sprzętu i inne niezbędne czynności związane ze świadczeniem usługi.

2.Zakres robót będących przedmiotem umowy obejmujących konserwację 145 szt.:

• Wymiana niesprawnych źródeł światła;
• Wymiana i naprawa uszkodzonych elementów opraw;
• Wymiana niesprawnych bezpieczników;
• Przegląd i konserwacja tablic rozdzielczych i sterowniczych;
• Regulację zegarów sterowniczych instalacji oświetleniowych;
• Wymianę niesprawnych urządzeń sterowniczych (zegarów, styczników, gniazd bezpiecznikowych itp.)
• Wymianę uszkodzonych przewodów w słupach oświetleniowych i wysięgnikach;
• Usuwanie zwarć na linach napowietrznych;
•  Naprawę zerwanych lub uszkodzonych przewodów oświetlenia ulicznego w sieci podwieszonej;
• Zabezpieczenie uszkodzeń dokonanych przez osoby trzecie, np. w wyniku kolizji drogowych (słupów oświetlenia, opraw, kloszy, szaf oświetleniowych);
• Kontrolę sprawności i naprawę oświetlenia na terenie gminy opraw w ilości 145 sztuk zgodnie z załączonym wykazem
• Pomiary okresowe izolacji przewodów i skuteczności zerowania
• Pomiary mocy biernej na obwodach oświetlenia ulicznego

3.Zakres robót będących przedmiotem umowy obejmujących konserwację 2446 szt.:

• Wymiana niesprawnych bezpieczników;
• Przegląd tablic rozdzielczych i sterowniczych;
• Zabezpieczenie uszkodzeń dokonanych przez osoby trzecie, np. w wyniku kolizji drogowych (słupów oświetlenia, opraw, kloszy, szaf oświetleniowych);
• Kontrolę sprawności pozostałego oświetlenia ulicznego lamp typu LED w ilości 2446 szt. będącego na gwarancji  z przedstawieniem pisemnej informacji na temat usterki do wydziału inwestycji UMiG
• Pomiary mocy biernej na obwodach oświetlenia ulicznego.

4.Wykonawca zobowiązany jest usunąć niezwłocznie usterki zgłoszone telefonicznie lub drogą e-mailową przez Zamawiającego, najpóźniej w ciągu 3 dni od chwili zgłoszenia.

5.Wykonawca przy realizacji zamówienia zobowiązany jest wykonać prace zgodnie z przepisami BHP oraz współpracować z PGE S.A o/Skarżysko, Rejon Energetyczny Busko-Zdrój.

6.Prace związane z konserwacją oświetlenia należy wykonać w technologii PPN-prace pod napięciem. Wykonawca winien dysponować stosownym sprzętem oraz pracownikami do wykonania tego rodzaju prac. Do oferty należy dołączyć:
- wykaz sprzętu do prac w technologii PPN;
- zaświadczenia kwalifikacje pracowników do prac w PPN i robót elektrycznych;
- aktualne zaświadczenie Izby Inżynierów Budownictwa o przynależności do Izby oraz posiadaniu wymaganego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

7.Zamawiający dopuszcza w uzasadnionych przypadkach udzielenie zamówienia uzupełniającego i dodatkowego.

III.Termin realizacji zamówienia
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2021 r.

 IV. Warunki udziału w postępowaniu

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności objętej przedmiotem zamówienia oraz wykażą się doświadczeniem, iż wykonali w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, minimum jedno zamówienie w zakresie usług konserwacyjnych oświetlenia ulicznego co najmniej jednego zadania polegającego na konserwacji i eksploatacji oświetlenia dróg i ulic w ilości min. 1000 punktów w czasie 12 miesięcy. Do oferty należy załączyć potwierdzenie, iż roboty te zostały wykonane należycie  (referencje). W przypadku, gdy w/w roboty wykonywane były na rzecz Gminy Chmielnik, Wykonawca zwolniony jest z obowiązku przedstawienia stosownych dokumentów potwierdzających wymagane doświadczenie.
2. Wykonawca musi wykazać, że dysponuje min. 1 podnośnikiem na podwoziu samochodowym o wysięgu min. 12 metrów posiadającym aktualny atest podnośnika montażowego na samochodzie do pracy przy konserwacji oświetlenia ulicznego (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego).
3. Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że dysonuje co najmniej 1 osobę uprawnioną do obsługi podnośników montażowych oraz dysponuje 1 osobą posiadającą świadectwo kwalifikacyjne E i PPN. Jedna osoba może łączyć w/w funkcje.

V. Opis sposobu obliczania ceny i rozliczenia realizowanych usług

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę
2. Cena ofertowa winna obejmować wszelkie koszty jakie poniesie wykonawca przy realizacji zamówienia.
3. Wykonawca zobowiązany jest określić miesięczną cenę ryczałtową za wykonanie robót związanych z konserwacją oświetlenia ulicznego przy uwzględnieniu 145 szt. opraw świetlnych i kontrolę sprawności oświetlenia pozostałych  punktów świetlnych w ilości 2446 szt.lamp typu LED na terenie Miasta i Gminy Chmielnik
4. Wykonawca określa w formularzu ofertowym również cenę ryczałtową za wykonanie usługi konserwacji oświetlenia za okres od 01stycznia do 31 grudnia w 2021 r.
5. Rozliczenie usługi odbywać się będzie fakturami częściowymi.
6. Wynagrodzenie ryczałtowe, o którym mowa w ust.2 obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją usług objętych przedmiotem zamówienia w tym ryzyko Wykonawcy z tytułu niedoszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty.
7. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy przez Wykonawcę nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia określonego w ust.2 niniejszego paragrafu.
8. Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zawarcia umowy w przypadku, gdy kwota najniższej oferty cenowej przekracza środki finansowe przeznaczone na to zadania w budżecie Zamawiającego.
9. Zamawiający dopuszcza zlecenie wykonania robót uzupełniających i dodatkowych związanych z remontem oświetlenia ulicznego. Roboty te zostaną rozliczone kosztorysem powykonawczym uzgodnionym z Zamawiającym. W związku z powyższym Wykonawca zobowiązany jest do podania w formularzu ofertowym następujących czynników cenotwórczych:
   a. Stawka roboczogodziny
   b. Koszty pośrednie do R+S
   c. Zysk do R+S+Kp
   d. Koszty zakupu materiałów( w oparciu przedłożone faktury zakupu):
   e. Koszty pracy sprzętu za 1 godzinę.

10. Wykonawca związany jest ofertą 30 dni.
11. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

VI. Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:

1. Formularz ofertowo – cenowy wg wzoru.
2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji (załącznik Wykonawcy).
3. Pełnomocnictwo osoby podpisującej ofertę- jeżeli z dokumentów, o których mowa wyżej nie będzie wynikać umocowanie do składania oświadczeń woli osoby podpisującej ofertę.
4. Wykaz zrealizowanych usług konserwacji oświetlenia ulicznego z wyszczególnieniem punktów świetlnych oraz z potwierdzeniem ich należytego wykonania- Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego
5. Wykaz maszyn i urządzeń jakimi dysponuje Wykonawca–załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego.
6. Zaświadczenia lub świadectwa potwierdzające kwalifikacje osób, uprawniające do prac pod napięciem- kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem.
7. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

VII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz  przekazywania oświadczeń i dokumentów.

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną.

VIII. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami

1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest:

* w zakresie opisu przedmiotu zamówienia  Jerzy Gajek  tel: 41 354 32 73 w.207 e-mail: jerzy.gajek@chmielnik.com
* w zakresie procedury postępowania – Anna Łebek  tel. 41 354 22 78 w.209 e-mail: inwestycje@chmielnik.com

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy urzędu tj.: Poniedziałek  – Piątek – 7:30 – 15:30.

XI. Przetwarzanie danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Chmielnik z siedzibą w Chmielniku (26-020) Chmielnik Plac Kościuszki 7
Z administratorem można się kontaktować w następujący sposób:
a) listownie na adres Plac Kościuszki 7, 26-020 Chmielnik
b) e-mailem: umig@chmielnik.com
Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych na adres e-mail: rodo@chmielnik.com
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego Znak: IPS.271.62.2018 pn. "Konserwacja oświetlenia ulicznego na terenie Gminy Chmielnik” prowadzonym w trybie zapytania ofertowego
Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, który ciąży na organie administracji publicznej; art. 9 ust.1 lit. g RODO,  art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu podjęcia działań na Pani/Pana żądanie.

Szczególnych przepisów prawa i będą udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa oraz nie będą wykorzystywane w celu profilowania.

Gmina Chmielnik nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji danej sprawy, a następnie archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania. Przysługuje także Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj.: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest obowiązkowe.

W przypadku nie podania danych nie będzie możliwe rozpatrzenie Pani/Pana sprawy.

Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych Urzędzie Miasta i Gminy w Chmielniku  dostępne są na stronie www.chmielnik.com

X. Miejsce składania ofert

1. Ofertę cenową należy złożyć w terminie do dnia 28 grudnia 2020 roku do godz. 10:00 w siedzibie Zamawiającego:
Gmina Chmielnik
Plac Kościuszki 7 26-020 Chmielnik
Sekretariat – pokój 102
w zamkniętej kopercie z dopiskiem: "Konserwacja oświetlenia ulicznego na terenie Miasta i Gminy Chmielnik w okresie od 01 styczna do 31 grudnia w 2021 r."

2.Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3.Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
XI. Kryterium oceny – najniższa cena.

XII. Informacje o formalnościach

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia o wyniku postępowania.
2. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.
3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
4. Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.

Załączniki:

1. Formularz ofertowy
   
   
2. Wzór umowy
   
   
3. Wykaz wykonanych usług konserwacji oświetlenia ulicznego
   
   
4. Wykaz maszyn, narzędzi i urządzeń jakimi dysponuje Wykonawca

 Burmistrz 
/-/ Paweł Wójcik