Zamówienia Publiczne-przetargi, zapytania ofertowe i inne zamówienia

Chmielnik dn. 11.01.2024 r.

Znak sprawy:IPS.271.4.2024

Zapytanie ofertowe
Postępowanie prowadzone w oparciu o art.2 ust.1 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2022 poz. 1710 ze zm. )

I. Zamawiający: 
Gmina Chmielnik; Plac Kościuszki 7, 26-020 Chmielnik; tel. 41 354 22 78, faks 41 354 32 73
zaprasza do złożenia oferty cenowej na realizację zadania pn. Świadczenie usług transportowych i usług koparko-ładowarką na rzecz Gminy Chmielnik w 2024 r.

II. Opis przedmiotu zamówienia:
Świadczenie usług transportowych i usług koparko-ładowarką na rzecz Gminy Chmielnik w 2024 r. w skład którego wchodzą usługi w zakresie:
1.Świadczenia usług transportowych samochodami samowyładowczymi o ładowności minimum 15 ton:
(Kod CPV: 60181000-0- wynajem samochodów ciężarowych wraz z kierowcą)
Do wyceny należy przyjąć świadczenie usług w ilości 4500 km i dodatkowo podać cenę jednostkową za 1 km świadczenia usług.
Wymagane jest posiadanie przez wykonawcę licencji w zakresie krajowego transportu drogowego wydaną przez ministra właściwego do spraw transportu. Wykonawca musi posiadać minimum dwa samochody.

2.Świadczenia usług koparko-ładowarką przy wykonaniu robót ziemnych
Kod CPV: 45520000-8 Wynajem koparek wraz z obsługą operatorską)
Do wyceny należy przyjąć 200 godzin świadczenia usługi i podać cenę jednostkową za 1 godzinę świadczenia usług.

Sprzęt będący własnością Wykonawcy lub wynajęty do wykonania robót ma być utrzymywany w dobrym stanie i gotowości do
pracy. Wykonawca jest zobligowany do utrzymania wynajmowanego sprzętu – jednostek transportowych i sprzętowych
w dobrym stanie technicznym i gotowości do pracy tj. zaopatrzenia ich w paliwo i inne materiały eksploatacyjne.

Pojazd powinien być w stanie technicznym zapewniającym bezawaryjną pracę. Powtarzające się awarie utrudniające realizację zadań mogą być przyczyną odstąpienia Zamawiającego od umowy z winy Wykonawcy.

Przy ruchu na drogach publicznych pojazd musi spełniać wymagania dotyczące przepisów ruchu drogowego w odniesieniu do dopuszczalnych obciążeń na osie i innych parametrów technicznych.

Wykonawca ponosi odpowiedzialność za:
- stan techniczny i ubezpieczenie sprzętu i pojazdu;
- ewentualne szkody na rzecz osób trzecich, powstałe w wyniku świadczonej usługi.

Podanie ilości godzin i kilometrów poszczególnych usług transportowych są wartościami szacunkowymi. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w zakresie niewykorzystanych ilości świadczonych usług transportowych. Przyjęte do wyceny ilości są wielkościami szacunkowymi i Zamawiający zastrzega sobie prawo do ich zmiany w zakresie zwiększenia.

Wyżej wymienione usługi wykonywane będą w okresie od dnia podpisania umowy do 31.12.2024 r. po cenach jednostkowych brutto określonych w formularzu ofertowym.

Usługi będą wykonywane każdorazowo na telefoniczne wezwanie Zamawiającego. Czas oczekiwania na rozpoczęcie usługi od chwili zgłoszenia telefonicznego max 2 godziny. Wykonawca zamówienia zobowiązany jest do prowadzenia dziennych raportów przepracowanych godzin lub przejechanych km świadczonych usług oraz składania wraz z fakturą rozliczenia wykonanych usług za okres od 1 do ostatniego dnia danego miesiąca w terminie do 5-ego dnia następnego miesiąca. Sporządzone raporty dzienne podlegają zatwierdzeniu przez zamawiającego w następnym dniu roboczym.

Przy naliczaniu czasu pracy pojazdu a tym samym kilometrażu należy brać pod uwagę siedzibę Zamawiającego jako miejsce rozpoczęcia i zakończenia świadczenia usługi będącej przedmiotem zamówienia (Plac Kościuszki 7, 26-020 Chmielnik).

Zamówienie nie jest podzielone na części. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

III. Opis sposobu obliczania ceny i rozliczenia realizowanych usług

1. Cena ofertowa winna obejmować wszelkie koszty jakie poniesie wykonawca przy realizacji zamówienia.
2. Wykonawca zobowiązany jest do podania wartości brutto zamówienia, wyliczonej do dwóch miejsc po przecinku, wyrażonej cyfrowo i słownie w złotych polskich oraz jednostkowych cen brutto za km i godzinę świadczonych usług.
3. Rozliczenie usług odbywać się będzie fakturami częściowymi na podstawie przedstawionych raportów przepracowanych godzin potwierdzonych przez upoważnionego pracownika Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik.
4. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy przez Wykonawcę nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia określonego w ust.1 niniejszego paragrafu.
5. Wykonawca związany jest ofertą 30 dni.
6. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

IV. Kryterium oceny ofert- najniższa cena

V. Wykaz dokumentów

1.Formularz ofertowo – cenowy wg wzoru.
2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji (załącznik Wykonawcy)
3. Pełnomocnictwo osoby podpisującej ofertę-jeżeli z dokumentów, o których mowa wyżej mowa nie będzie wynikać umocowanie do składania oświadczeń woli osoby podpisującej ofertę.
4.Ofertę należy złoży na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego – Załącznik nr 1
5. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

Wybrany wykonawca przed podpisaniem umowy zobowiązany jest złożyć dokumenty potwierdzający posiadanie odpowiednich uprawnień do świadczenia danego rodzaju usługi oraz dokumenty na potwierdzenie dysponowania odpowiednim sprzętem.

VI. Warunki płatności

1. Zamawiający oświadcza, że będzie realizować płatności za faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności tzw. split payment.
2. Podzieloną płatność tzw. split payment stosuje się wyłącznie przy płatnościach bezgotówkowych, realizowanych za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty dla czynnych podatników VAT. Mechanizm podzielonej płatności nie będzie wykorzystywany do zapłaty za czynności lub zdarzenia pozostające poza zakresem VAT (np. zapłata odszkodowania), a także za świadczenia zwolnione z VAT, opodatkowane stawką 0% lub objęte odwrotnym obciążeniem.
3. Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego płatności w systemie podzielonej płatności tzw. split payment.
4. Płatność za wykonany przedmiot zamówienia odbywać się będzie w terminie do 30 dni od daty prawidłowo wystawionych faktur dostarczonych do siedziby Zamawiającego z dokumentami rozliczeniowymi, wystawionych po zakończeniu zadania/części poszczególnych zadań i bezusterkowym odbiorze końcowym

VII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów.

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną.

VIII. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami

1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest:
   * w zakresie opisu przedmiotu zamówienia Zbigniew Kuza -Zastępca Naczelnika Wydziału Inwestycji i Projektów Strukturalnych tel: 41 354 32 73 w.207 e-mail: zbigniew.kuza@chmielnik.com
   * w zakresie procedury postępowania - Anna Łebek  - Referent ds. Projektów Strukturalnych – tel. 41 354 22 78 w.209 e-mail:anna.lebek@chmielnik.com

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy urzędu tj.: Poniedziałek - Piątek – 7:30 – 15:30.

IX. Miejsce składania ofert

Ofertę cenową należy złożyć w terminie do dnia 18 stycznia 2024 roku do godz. 10:00 w siedzibie Zamawiającego:
Gmina Chmielnik
Plac Kościuszki 7 26-020 Chmielnik
Sekretariat – pokój 102
w zamkniętej kopercie z dopiskiem:
"Świadczenie usług transportowych i usług koparko-ładowarką na rzec Gminy Chmielnik w 2024 r."

X. Kryterium oceny – najniższa cena.

XI. Przetwarzanie danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Chmielnik z siedzibą w Chmielniku (26-020) Chmielnik Plac Kościuszki 7
Z administratorem można się kontaktować w następujący sposób:
a) listownie na adres Plac Kościuszki 7, 26-020 Chmielnik
b) e-mailem: umig@chmielnik.com

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych na adres e-mail: rodo@chmielnik.com

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego Znak: IPS.271.4.2024 pn. „Świadczenie usług transportowych i usług koparko-ładowarką na rzecz Gminy Chmielnik w 2024 roku.” prowadzonym w trybie zapytania ofertowego

Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, który ciąży na organie administracji publicznej; art. 9 ust.1 lit. g RODO, art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu podjęcia działań na Pani/Pana żądanie.

Szczególnych przepisów prawa i będą udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa oraz nie będą wykorzystywane w celu profilowania.

Gmina Chmielnik nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji danej sprawy, a następnie archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania. Przysługuje także Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj.: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest obowiązkowe.

W przypadku nie podania danych nie będzie możliwe rozpatrzenie Pani/Pana sprawy.

Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych Urzędzie Miasta i Gminy w Chmielniku dostępne są na stronie www.chmielnik.com

XII. Informacje o formalnościach

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zamieści informację z otwarcia ofert na stronie internetowej
2. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.
3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
4. Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.

XIII. Zamawiający ma prawo unieważnienia postępowania jeżeli wystąpią okoliczności:

a) najniższa cena oferowana przez Wykonawców przewyższy kwotę, jaką Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie realizacji zadania.
b) wszystkie oferty, które wpłynęły w danym postępowaniu były wadliwe i nie można usunąć ich wad.
c) w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

XIV. Zamawiający ma prawo odrzucić ofertę, gdy:
- została złożona po terminie składania ofert,
- została złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu,
- jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia,
- zawiera błędy w obliczeniu ceny, które nie są możliwe do poprawy w sposób

Załączniki:

1. Formularz ofertowy
2. Wzór umowy

ZATWIERDZIŁ:
Burmistrz
(-) Paweł Wójcik