SM.271.5.2024 Zapytanie ofertowe Wyłapywanie, przejęcie i zapewnienie opieki bezdomnym zwierzętom z terenu Miasta i Gminy Chmielnik w roku 2024
Znak: SM.271.5.2024
Chmielnik, dn.08.01.2024 r.
Zapytanie ofertowe
Postępowanie prowadzone w oparciu o wewnętrzną procedurę zamawiającego o wartości nieprzekraczającej 130 000,00 zł.
Zamawiający: Gmina Chmielnik
Adres do korespondencji: Plac Kościuszki 7, 26- 020 Chmielnik, tel. /fax (0-4) 3543273, NIP: 657- 25- 31 - 581
Zaprasza do złożenia ofert cenowych na: "Wyłapywanie, przejęcie i zapewnienie opieki bezdomnym zwierzętom z terenu Miasta i Gminy Chmielnik w roku 2024"
I.Opis przedmiotu zamówienia
1.Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wykonywanie usługi polegającej na odłowieniu i transporcie bezdomnych zwierząt z terenu gminy Chmielnik do schroniska oraz zapewnieniu opieki nad zwierzętami z terenu Gminy umieszczonymi w schronisku
2.Specyfika głównych wymagań:
a) odłowienie i transport do schroniska oraz zapewnienie opieki zwierzętom z terenu miasta i gminy Chmielnik:
b) wykonawca w momencie wyłapania /przejęcia/ zwierzęcia przejmuje od gminy wszelkie obowiązki związane z kompleksowym utrzymaniem odłowionych bezdomnych zwierząt i w ścisłej współpracy z lekarzem weterynarii na zasadach określonych w ustawie o ochronie zwierząt, w tym zapewnienie przebywającym w schronisku zwierzętom właściwej opieki, pomieszczeń chroniących przed zimnem, upałem i opadami atmosferycznymi, regularne karmienie, stały dostęp do wody oraz właściwe i humanitarne traktowanie. Z tego tytułu nie może dochodzić żadnych roszczeń od Zamawiającego oprócz wynagrodzenia wynikającego z podpisanej umowy;
c) wyłapywanie zwierząt będzie dokonywane na podstawie telefonicznego zgłoszenia Zamawiającego lub Policji/ tel. alarmowy 112. Odłowienie będzie przebiegać w sposób humanitarny i zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 sierpnia 1998 roku w sprawie zasad i warunków wyłapywania bezdomnych zwierząt (Dz. U. z 1998 roku, Nr 116, poz. 753);
d) o wyłapaniu bezdomnych zwierząt z terenu gminy Chmielnik, Wykonawca powiadamia Zamawiającego niezwłocznie, jeżeli jest to po godzinach pracy Urzędu, kolejnego dnia roboczego;
e) w przypadku padnięcia/uśpienia zwierzęcia Wykonawca przekaże jego zwłoki do utylizacji prowadzonej przez podmiot do tego uprawniony (bez dodatkowej opłaty);
f) wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wynikających z umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi;
h) wyłapane i przejęte zwierzęta będą przebywały w schronisku dla bezdomnych zwierząt do czasu przekazania dotychczasowemu lub nowemu właścicielowi;
i) identyfikacja zwierząt przyjętych do schroniska w celu ustalenia ewentualnego właściciela;
j) wykonywanie usług weterynaryjnych tj. szczepień, odrobaczenia, odkleszczenia, kastracji /sterylizacji wszystkich zwierząt wyłapanych z terenu gminy Chmielnik;
k) obligatoryjne czipowanie zwierząt odłowionych z terenu gminy Chmielnik;
l) w przypadku odłowienia ciężarnej suki uśpienie ślepego miotu;
ł) w przypadku padnięcia/uśpienia zwierzęcia przekazanie jego zwłok do utylizacji prowadzonej przez podmiot do tego uprawniony;
m) schronisko aktywnie poszukuje właścicieli dla odłowionych bezdomnych zwierząt;
n) zwrot właścicielom zwierząt umieszczonych w schronisku w wyniku ich odłowienia nastąpi po udokumentowaniu przez nich swoich praw do zwierzęcia w terminie 14 dni od dnia przyjęcia do schroniska lub ewentualnie miejsca przetrzymań;
o) prowadzenie dokumentacji odłowionych zwierząt (data, czas, miejsce odłowienia, fotografia zwierzęcia wykonana na miejscu przejęcia, nr mikroczipa, data zabiegu sterylizacji/kastracji, wskazanie na czyje zgłoszenie);
p) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu wraz z miesięczną fakturą ilości zwierząt przyjętych do schroniska wraz z dokumentacją wskazaną w pkt1 ppkt.o)
r) wyłapanie bezdomnych zwierząt na podstawie telefonicznego zgłoszenia odbywać się będzie w czasie nie dłuższym niż 8 godzin od chwili zgłoszenia Zamawiającego/ Policji// telefon alarmowy 112.
3. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
4. Przedmiot zamówienia opisany został wg następujących kodów:
- CPV 85200000 - 1 usługi weterynaryjne
- CPV 98380000 - 0 usługi psiarni
4. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą m.in. obowiązki wynikające z RODO[1], w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13. RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art.13. RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą dysponuje już informacjami (vide: art. 13 ust. 4).
5. Wykonawca będzie musiał wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.14. RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba, że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO. Stosowne oświadczenie w swojej treści Formularz ofertowy stanowiący – Załącznik nr 1 do zapytania.
6. Wykonawca związany jest ofertą 30 dni.
7. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
8. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do 31.12.2024 r.
II. Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:
1. Wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz ofertowo -cenowy wg wzoru -załącznik nr 1.
2. Zezwolenie na prowadzenie działalności ochrony przed bezdomnymi zwierzętami na terenie miasta i gminy Chmielnik. Jeżeli na dzień składania oferty Wykonawca nie dysponuje zezwoleniem wymaganym dla prowadzenia działalności objętej zapytaniem, Wykonawca jest zobowiązany złożyć oświadczenie, że na dzień podpisania umowy będzie dysponował takim zezwoleniem.
3. Zezwolenie na prowadzenie schroniska dla bezdomnych zwierząt (kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem),
4. Decyzję Powiatowego Lekarza Weterynarii o nadaniu numeru identyfikacyjnego (kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem)
5. Decyzję Powiatowego Lekarza Weterynarii o spełnieniu wymagań dla środka transportu w zakresie przewozu zwierząt (kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem)
6. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 3.
III. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów.
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie.
V. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami
1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest Pani: Jolanta Bogacz, inspektor ds. kontroli porządku i czystości w gminie, tel.41 3542849
2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy urzędu tj.: Poniedziałek - Piątek 7.30-15.30.
VI. Miejsce i forma składania ofert
Ofertę cenową należy:
złożyć Zamawiającemu osobiście lub za pośrednictwem poczty w zamkniętym, nieprzejrzystym i nienaruszonym opakowaniu (kopercie) z napisem: "Wyłapywanie, przejęcie i zapewnienie opieki bezdomnym zwierzętom z terenu Miasta i Gminy Chmielnik w roku 2024" w: Urząd Miasta i Gminy Chmielnik Plac Kościuszki 7, 26-020 Chmielnik Pokój nr 102- sekretariat w terminie od dnia 08. 01. 2024 r. do 17. 01. 2024 r. do godz. 15.00
Otwarcie ofert odbędzie się w siedzibie Zamawiającego w ciągu dwóch dni od upływu składania ofert.
VII. Opis sposobu obliczania ceny
1.Na załączonym formularzu cenowo-ofertowym, należy przedstawić cenę ofertową brutto za wykonanie/udzielenie przedmiotu zamówienia.
2. Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
3. Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
4. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.
VIII. Informacje o formalnościach
1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi telefonicznie wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia o wyniku postępowania.
2. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą. Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy zostanie przekazana telefonicznie Wykonawcy, którego ofertę wybrano. projekt umowy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego
3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
4. Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
IX.Warunki płatności
1. Zamawiający oświadcza, że będzie realizować płatności za faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielnej płatności tzw. split payment.
2. Podzielną płatność tzw. split payment stosuje się wyłącznie przy płatnościach bezgotówkowych, realizowanych za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty dla czynnych podatników VAT. Mechanizm podzielnej płatności nie będzie wykorzystywany do zapłaty za czynności lub zdarzenia pozostające poza zakresem VAT, opodatkowane stawką 0% lub objęte odwrotnym obciążeniem.
3. Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego płatności w systemie podzielnej płatności tzw. split payment.
4. Płatność za wykonywany przedmiot zamówienia odbywać się będzie w terminie 30 dni od daty prawidłowo wystawionych faktur (oddzielna faktura dla każdego zadania/ części poszczególnych zadań stanowiących przedmiot zamówienia) dostarczonych do siedziby Zamawiającego z dokumentami rozliczeniowymi, wystawionych po zakończeniu zadania/części poszczególnych zadań i bezusterkowym odbiorze końcowym.
Zgodnie z art.13 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE( ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1), dalej „RODO”, zamawiający informuje, że
a) administratorem danych osobowych jest Gmina Chmielnik z siedzibą w Chmielniku (26-020), Plac Kościuszki 7, tel. 41354 3273
b) kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem e-mail: rodo@chmielnik.com.
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art.6 ust. 1 lit. C RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego 271.5.2024 pn. "Wyłapywanie, przejęcie i zapewnienie opieki bezdomnym zwierzętom z terenu Miasta i Gminy Chmielnik w roku 2024", prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 4 pkt 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023.1605) dalej „ustawa Pzp”
e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
f) obowiązek przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO
h) posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo do dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- podstawie art. 16 RODO prawo dostępu do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
i) nie przysługuje Pani/Panu;
- w związku z art. 17. ust. 3 lit. b, d, lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Załączniki:
ZATWIERDZIŁ:
Burmistrz
(-) Paweł Wójcik
(data, podpis i pieczęć osoby zatwierdzającej postępowanie)
[1] rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ( Dz. Urz. UE L 119 z 04. 05. 2026, str. 1)